Sanzioni per irregolare tenuta della contabilità

Dichiarazione Redditi di

L'errata o incompleta tenuta della contabilità espone a sanzioni anche pesanti.

Le modalità di corretta tenuta della contabilità sono disciplinate dall'art. 39 DPR n. 633/1972, dall'art. 22 DPR n. 600/1973 nonché dall'art. 2219 del cod. civ.

Per effetto della Legge n. 383/2001, non è più obbligatorio (ma resta solo una facoltà) la bollatura e la vidimazione dei libri obbligatori ai fini fiscali e tributari.

Resta comunque l'obbligo della loro corretta tenuta, conservazione e progressiva numerazione, nonché il pagamento dell'imposta di bollo ove dovuta.

Pertanto, dal 2001 è soppressa la bollatura e la vidimazione annuale del:

  • libro giornale
  • libro degli inventari
  • registro IVA acquisti
  • registro IVA vendite
  • registro dei corrispettivi
  • registro degli incassi e pagamenti per i professionisti
  • registro cronologico delle movimentazioni finanziarie
  • registro dei beni in conto deposito o in conto vendita
  • registro dei beni in conto lavorazione

I primi due documenti (libro giornale e libro inventari) sono soggetti alla sola imposta di bollo di 16,00 euro per ogni 100 pagine o frazione.
Per le ditte individuali e le società di persone, tale imposta è raddoppiata (1 marca da bollo da 32,00 euro per ogni 100 pagine o frazione).

Invece, devono essere preventivamente bollati in ogni foglio e numerati progressivamente in ogni pagina dal Registro delle Imprese o da un notaio:

  • libro dei soci
  • libro delle obbligazioni
  • libro delle adunanze e delle deliberazioni del CdA
  • libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio sindacale
  • libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo
  • libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti

È inoltre obbligatoria la numerazione e la bollatura di ogni altro libro o registro regolamentato da norme speciali quali (elenco non esaustivo):

  • formulario di identificazione dei rifiuti trasportati - D.Lgs. n. 152/2006 (Codice dell'Ambiente, che ha abrogato il D.Lgs. n. 22/1997) e relativi decreti attuativi
  • registro raccolta/eliminazione di olii usati o esausti - DPR n. 691/1982 e DM 22/02/1984 (verificare aggiornamenti normativi di settore)
  • registro-giornale degli incarichi (registro tenuto dalle imprese di consulenza per la circolazione dei mezzi di trasporto) - Legge n. 264/1991 art. 6
  • registro di contabilità lavori pubblici - D.Lgs. n. 36/2023 (nuovo Codice dei Contratti Pubblici, in vigore dal 1° luglio 2023, che ha sostituito il D.Lgs. n. 50/2016 e il previgente DPR n. 554/1999)

Per alcune categorie di soggetti (S.p.A., S.r.l., S.a.p.a., comprese quelle consortili anche se in liquidazione) resta in vigore l'applicazione dell'imposta di bollo e della tassa di concessione governativa (TCG).
Tali soggetti sono obbligati a versare una tassa annuale sulle concessioni governative per la numerazione e bollatura di libri e registri contabili pari a:

  • 309,87 euro, se l'ammontare del capitale o del fondo di dotazione non supera l'importo di 516.456,90 euro
  • 516,46 euro, se il capitale sociale o il fondo di dotazione supera tale importo

La data di riferimento per quantificare il capitale sociale o il fondo di dotazione è il 1° gennaio dell'anno per il quale il versamento viene eseguito.
Il versamento prescinde dal numero dei libri o registri tenuti e delle relative pagine. Il codice tributo da utilizzare per il versamento della TCG annuale è: 7085.

SANZIONI

Nel caso di irregolare/omessa tenuta/conservazione delle scritture contabili, dei documenti e dei registri previsti dalla normativa in materia di imposte dirette e IVA, ovvero quelli la cui conservazione è comunque imposta da altre disposizioni tributarie, è prevista l'irrogazione di una sanzione amministrativa:

da 1.000 a 8.000 euro

Tale sanzione trova applicazione qualora, nel corso degli accessi eseguiti ai fini dell'accertamento, venga riscontrata l'irregolare tenuta o la mancata conservazione delle scritture contabili obbligatorie. Si raccomanda di verificare periodicamente la conformità della propria contabilità alle disposizioni vigenti, anche alla luce degli aggiornamenti normativi introdotti dal D.Lgs. n. 87/2024 in materia di riforma del sistema sanzionatorio tributario.

Domande frequenti

Devono essere preventivamente bollati in ogni foglio e numerati progressivamente dal Registro delle Imprese o da un notaio il libro dei soci, il libro delle obbligazioni, il libro delle adunanze e deliberazioni del CdA, del consiglio sindacale, del comitato esecutivo e delle assemblee degli obbligazionisti. Questa obbligatorietà si distingue da quella dei registri fiscali (come libro giornale e libro inventari) per i quali, dal 2001, la bollatura preventiva non è più richiesta. È importante non confondere i due regimi per evitare sanzioni.
In caso di irregolare o omessa tenuta e conservazione delle scritture contabili, dei documenti e dei registri previsti dalla normativa in materia di imposte dirette e IVA, è prevista una sanzione amministrativa che va da 1.000 a 8.000 euro. Tale sanzione si applica quando le irregolarità vengono riscontrate nel corso di accessi o ispezioni fiscali. È quindi fondamentale assicurarsi che tutte le scritture siano correttamente tenute e conservate.
Le società di capitali (S.p.A., S.r.l., S.a.p.a.) sono obbligate a versare annualmente una tassa di concessione governativa pari a 309,87 euro se il capitale sociale non supera 516.456,90 euro, oppure 516,46 euro se il capitale supera tale soglia. Il versamento deve essere effettuato utilizzando il codice tributo 7085 e prescinde dal numero di libri o registri tenuti. La data del 1° gennaio dell'anno di riferimento è quella da considerare per determinare l'ammontare del capitale sociale.
Con la Legge n. 383/2001, la bollatura e la vidimazione dei libri obbligatori ai fini fiscali è diventata facoltativa, ma rimane comunque obbligatoria la loro corretta tenuta, conservazione e progressiva numerazione delle pagine. Restano inoltre dovute le imposte di bollo: 16,00 euro ogni 100 pagine per libro giornale e libro inventari, importo che raddoppia a 32,00 euro per le ditte individuali e le società di persone. Il mancato rispetto di questi obblighi può comportare l'irrogazione di sanzioni amministrative.
Oltre ai libri societari ordinari, esistono registri disciplinati da normative speciali che richiedono obbligatoriamente numerazione e bollatura, come il formulario di identificazione dei rifiuti trasportati (D.Lgs. n. 22/1997), il registro di raccolta/eliminazione di olii usati (DPR n. 691/1982), il registro-giornale degli incarichi per le imprese di consulenza per la circolazione dei mezzi di trasporto (Legge n. 264/1991) e il registro di contabilità lavori pubblici (DPR n. 554/1999). L'elenco non è esaustivo e ogni impresa deve verificare quali registri speciali siano applicabili alla propria attività. Il mancato rispetto di tali obblighi espone a specifiche sanzioni di settore.