Come utilizzare la procedura web per emettere lo scontrino elettronico
Dal 1° gennaio 2020 gli scontrini e le ricevute fiscali cartacei sono stati definitivamente sostituiti dallo scontrino elettronico, tecnicamente denominato documento commerciale. L'obbligo riguarda senza eccezioni tutti i soggetti che devono documentare fiscalmente le cessioni di beni o le prestazioni di servizi: dai bar ai negozi al dettaglio, fino agli artigiani come idraulici ed elettricisti.
Per emettere il documento commerciale è normalmente necessario un registratore telematico omologato. Tuttavia, non tutti i commercianti, artigiani e lavoratori autonomi sono obbligati ad acquistarlo: esiste un'alternativa gratuita e fiscalmente valida messa a disposizione dall'Agenzia delle Entrate, ovvero la procedura web.
Cos'è la procedura web dell'Agenzia delle Entrate
La procedura web è uno strumento gratuito accessibile dal portale dell'Agenzia delle Entrate, nella sezione «Fatture e Corrispettivi». Chiunque disponga di una connessione internet e delle credenziali di accesso può utilizzarla. L'accesso è consentito tramite:
- SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale)
- CIE (Carta d'Identità Elettronica)
- CNS (Carta Nazionale dei Servizi)
- Credenziali Entratel o Fisconline (per i titolari di partita IVA già registrati)
Come compilare lo scontrino elettronico con la procedura web
Una volta effettuato l'accesso al portale e selezionata l'area «Fatture e Corrispettivi», sarà possibile compilare il documento commerciale inserendo:
- Descrizione del prodotto o del servizio
- Quantità
- Prezzo unitario
- Aliquota IVA applicabile
- Importo pagato dal cliente
- Eventuali sconti applicati
- Corrispettivi non ancora riscossi
Per velocizzare le operazioni ricorrenti, è possibile creare una rubrica di prodotti e servizi precompilata: al momento dell'utilizzo basterà selezionare la voce dalla lista, senza doverla reinserire ogni volta.
Utilizzo da smartphone e tablet
Un importante vantaggio della procedura web è la sua compatibilità con dispositivi mobili: può essere utilizzata da smartphone e tablet in qualsiasi luogo, purché sia disponibile una connessione internet attiva. Questo la rende particolarmente adatta per artigiani e professionisti che svolgono la propria attività fuori sede.
Cosa fare in caso di mancanza di connessione internet
La procedura web richiede una connessione di rete attiva nel momento in cui si emette il documento commerciale. In caso di problemi tecnici o assenza di connettività, il contribuente dispone di 12 giorni di tempo per trasmettere i corrispettivi all'Agenzia delle Entrate, rispettando comunque le tempistiche previste dalla normativa vigente.
Sanzioni previste per omessa o errata trasmissione
Il mancato rispetto degli obblighi di memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi comporta sanzioni severe. In particolare:
- La sanzione per omessa o infedele memorizzazione/trasmissione è pari al 100% dell'imposta corrispondente all'importo non memorizzato o trasmesso in modo non corretto, con un minimo di 500 euro.
- In caso di quattro distinte violazioni nell'arco di un quinquennio, è prevista anche la sospensione della licenza o dell'autorizzazione all'esercizio dell'attività da tre giorni a un mese.
È quindi fondamentale adempiere correttamente e nei tempi previsti a tutti gli obblighi di trasmissione dei corrispettivi telematici.
Procedura web o registratore telematico: quale scegliere?
La scelta tra procedura web e registratore telematico dipende dalle esigenze operative di ciascun esercente. La procedura web è ideale per attività con volumi di transazioni contenuti o per professionisti e artigiani che non effettuano molte operazioni al giorno. Per attività con elevato numero di transazioni giornaliere, il registratore telematico garantisce maggiore velocità e autonomia operativa, non dipendendo dalla connessione internet in tempo reale. Entrambe le soluzioni sono fiscalmente equivalenti e pienamente valide ai sensi della normativa vigente.