Entro la fine di ogni anno i soggetti con esercizio coincidente all'anno solare devono provvedere alla stampa (o alla conservazione sostitutiva) dei libri contabili.
Ai sensi della normativa vigente, i libri contabili tenuti con sistemi meccanografici devono essere stampati entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi annuale. Per la stragrande maggioranza dei contribuenti titolari di partita IVA, il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi è fissato al 30 settembre, di conseguenza la stampa dei libri contabili dovrà avvenire entro e non oltre il 31 dicembre dell'anno successivo a quello di riferimento.
È opportuno ricordare che la bollatura preventiva dei registri fiscali è ormai una facoltà poiché abolita dal 2002, pertanto la stampa avverrà su carta "libera". In alternativa alla stampa cartacea, è possibile ricorrere alla conservazione digitale sostitutiva ai sensi del D.Lgs. 82/2005 (Codice del Consumo Digitale) e delle relative regole tecniche, purché vengano rispettati i termini e le modalità previsti dalla normativa vigente.
La stampa dei registri IVA (registro delle fatture di acquisto, registro delle fatture di vendita e registro dei corrispettivi) prevede la numerazione progressiva delle pagine con indicazione dell'anno di riferimento (es. per il registro IVA Acquisti si avranno le pagine 1/2024, 2/2024 ecc.). Medesimo trattamento per i registri IVA Vendite, Corrispettivi ed eventuali Registri Riepilogativi.
Come anticipato, la stampa dei registri IVA non necessita di vidimazione preventiva, tantomeno di imposta di bollo. Regole simili per il libro giornale ed il libro inventari: la stampa va effettuata senza abrasioni, righe in bianco e le pagine devono seguire una numerazione progressiva con l'anno di riferimento. Diversamente dai registri IVA, essi sono soggetti a imposta di bollo a seconda che si tratti di:
- società di persone e ditte individuali
- società di capitali (srl, spa, sapa)
SOCIETÀ DI CAPITALI
Le società di capitali, indipendentemente dalla corposità dei libri da stampare, sono soggette al versamento di un'imposta fissa a titolo di tassa sulle concessioni governative, pari a 309,87 euro (per società con capitale non superiore a 516.456,89 euro) e pari a 516,46 euro per le altre società con capitale superiore alla soglia indicata. Tale tassa deve essere versata entro il 16 marzo di ogni anno tramite modello F24, codice tributo 7085. Si raccomanda di verificare l'eventuale aggiornamento degli importi con le circolari dell'Agenzia delle Entrate più recenti.
Tale versamento garantisce per le società di capitali una minore imposizione in termini di imposta di bollo sulle pagine utilizzate per la stampa del libro giornale e del libro inventari. Infatti, la normativa prevede l'apposizione di una marca da bollo da 16 euro ogni 100 pagine o frazioni di 100 utilizzate.
SOCIETÀ DI PERSONE e PERSONE FISICHE
Le società di persone e le ditte individuali, invece, non sono tenute al versamento annuale della tassa di concessione governativa in misura fissa, ma hanno l'obbligo di raddoppiare le marche da bollo (32 euro ogni 100 pagine o frazione). Dal momento che i registri IVA non sono soggetti, la bollatura riguarda unicamente:
- libro giornale (solo per i soggetti in contabilità ordinaria)
- libro inventari
Per tutti vale il medesimo criterio in merito all'apposizione: l'imposta di bollo dovrà essere assolta prima di porre in uso il registro (quindi le marche da bollo dovranno essere applicate ed annullate prima di utilizzare la prima pagina di ciascun blocco di 100 pagine). In alternativa, il versamento di quanto dovuto a titolo di imposta di bollo potrà essere assolto mediante versamento con modello F24 o secondo le modalità aggiornate dall'Agenzia delle Entrate (verificare la soppressione del modello F23 e i codici tributo vigenti).
Le sanzioni da applicare in caso di omessa o irregolare tenuta dei libri contabili sono previste dall'art. 9 D.Lgs. n. 471/97 e comprese tra 1.000 euro ed 8.000 euro.
Inoltre, entro il 31 dicembre, se la contabilità è tenuta con strumenti meccanografici, si procederà alla stampa del libro cespiti (o beni ammortizzabili). Anche in questo caso le pagine dovranno essere numerate progressivamente e nulla sarà dovuto quanto all'imposta di bollo. Diversamente dai precedenti, il libro cespiti deve essere "aggiornato" entro il termine della presentazione della dichiarazione dei redditi (entro il 30 settembre).